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Betriebskostenabrechnung

„Kassensturz nicht auf dem letzten Drücker!“

Innerhalb von zwölf Monaten nach Ende einer Abrechnungsperiode muss die Betriebskostenabrechnung im Falle vereinbarter Betriebskostenvorauszahlungen beim Mieter eingehen. So will es das Gesetz (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB).

Anderenfalls entsteht für den Mieter ein Zurückbehaltungsrecht an weiteren Vorauszahlungen so lange, bis der Vermieter abrechnet und der Mieter diese Abrechnung erhält. Die Erstattung der erbrachten Vorauszahlungen kann er dagegen nicht verlangen (BGH, Urteil vom 29.3.2006 – VIII ZR 191/05 –, juris; BGH, Urteil vom 26.9.2012 – VIII ZR 315/11 –, juris; BGH, Beschluss vom 22.6.2010 – VIII ZR 288/09 –, juris)

Der zweite Haken bei „zu spät“ erfolgender Betriebskostenabrechnung: Ergibt die Abrechnung einen Nachforderungssaldo zugunsten des Vermieters, kann er diesen Saldo nicht mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Der Mieter muss etwaige Nachzahlungssalden nicht mehr bezahlen (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB) - der Vermieter bleibt auf seiner Forderung sitzen und finanziert dem Mieter dann unfreiwillig die von diesem selbst verursachten Kosten. Anders nur, wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat (BGH, Urteil vom 25.1.2017 – VIII ZR 249/15 –, juris- Vermieter einer Eigentumswohnung erhält Jahresabrechnung wegen Verzögerungen der Hausverwaltung viel zu spät und kann deshalb selbst erst zu spät daraus die Betriebskostenabrechnung für den Mieter entwickeln).

Von Nachzahlungssalden ist aber aufgrund der wieder erheblich gestiegenen Betriebskosten insbesondere im Bereich der Heizungs- und der Warmwasserversorgung, aber auch der öffentlichen Abgaben, auszugehen. Guthabensalden des Mieters als Abrechnungsergebnis müssen dagegen vom Vermieter ausgeglichen werden.

Deshalb ist es wichtig, die Betriebskostenabrechnung pünktlich und mit etwas Vorlauf zu fertigen und zuzustellen. Das gilt ganz besonders für das jetzt bevorstehende Jahresende. Denn das Jahresende ist einschlägig, wenn die Abrechnungsperiode das Kalenderjahr ist. Handelt es sich zum Beispiel um die Abrechnungsperiode des Kalenderjahres 2018, die am 31. Dezember 2018 endet, so muss die Betriebskostenabrechnung spätestens bis zum 31. Dezember 2019 dem Mieter zugehen. Dieser Hinweis ist umso veranlasster, als zum Beispiel die Deutsche Post AG oder auch sonstige Zustelldienste gerade in der Adventszeit und vor Weihnachten stark in Anspruch genommen sind und man deshalb mit verzögerten Postläufen rechnen muss.

Gerade im Hinblick auf Silvester mussten sich Gerichte deshalb mehrfach damit beschäftigen, ob die Betriebskostenabrechnung noch rechtzeitig zugegangen ist. Dies ist nach den Regeln des Zugangs einer Willenserklärung unter Abwesenden zu beurteilen. Denn erst mit Zugang einer Willenserklärung wird sie beachtlich (§ 130 Abs. 1 Satz 1 BGB). Als Faustformel gilt allgemein, dass ein Zugang dann anzunehmen ist, wenn die Abrechnung in den Empfangsbereich des Mieters gelangt, der Empfänger dieser Willenserklärung also die zumutbare Möglichkeit der Kenntnisnahme erhält. Ein Einwurf in den Briefkasten reicht aus. Die Frage ist nur, bis zu welcher Zeit dies zu Silvester zu geschehen hat. Hier unterscheidet die Rechtsprechung zwischen privaten Wohnungsvermietern und Gewerbemietern. Entscheidend ist jeweils, ob mit einer Sichtung und Leerung des Briefkastens am selben Tag noch zu rechnen war. Das wurde im Falle eines Gewerbemieters bei einer Einwurfzeit der Betriebskostenabrechnung in den Bürobriefkasten um ca. 16:00 Uhr am Silvesternachmittag nicht mehr angenommen (BGH, Urteil vom 5.12.2007 - XII ZR 148/05, NZM 2008, 167). Auch der Vermieter müsse damit rechnen, dass um diese Zeit zu Silvester niemand mehr arbeitet.

„Lockerer“ sieht dies das LG Hamburg in seinem Urteil vom 2. Mai 2017 (316 S 77/16, NZM 2017, 597) für den Einwurf in einen Wohnungsbriefkasten bis 18:00 Uhr am Silvesternachmittag. Bis zu dieser Zeit könne noch damit gerechnet werden, dass der Briefkasten noch gesichtet und geleert werde. In diesem Falle ging das Gericht also von einer noch fristgerecht zugestellten Betriebskostenabrechnung aus. Denn bis 18:00 Uhr müsse der Mieter mit Posteingängen rechnen. Der Vermieter konnte belegen, dass die Betriebskostenabrechnung am Silvesternachmittag um 17:34 Uhr in den Briefkasten der Mieterin eingeworfen wurde. Der Mieter musste 748 € nachzahlen. Anzumerken ist: Bindungswirkung entfalten alle diese Entscheidungen für zeitlich nachfolgend urteilende Gerichte nicht. Weil an einen nicht mehr fristgerechten Zugang der Abrechnung die beschriebenen harten gesetzlichen Sanktionen geknüpft sind, sollte man auf „Nummer sicher“ setzen. Es sollte nicht erst „auf den letzten Drücker“ gehandelt werden. Denn dies kann unabhängig von den bereits besprochenen Problemen für den Vermieter fatale Konsequenzen nach sich ziehen. Gerade die Mieter, die dann nach dem Ergebnis der gerade noch pünktlich zugegangenen Abrechnung noch nachzahlen müssen, prüfen ganz genau, ob die Abrechnung korrekt ist, insbesondere ob sie den gesetzlichen Voraussetzungen und den Anforderungen der Rechtsprechung entspricht.

Dabei gilt

Zeigen sich (nur) inhaltliche Fehler, so muss der Mieter trotzdem zunächst einmal zahlen (BGH, Urteil vom 28.11.2007 - VIII ZR 145/07, NZM 2008, S. 121). Er ist dann darauf verwiesen, dass er sich im Nachhinein innerhalb des Einwendungsverfahrens vom Vermieter eventuell zu Unrecht geleistete Beträge zurückholt. Abrechnungen, die aber bereits aus sich heraus nicht nachvollziehbar und die insbesondere formell fehlerhaft sind, werden gar nicht erst fällig. Errechnete Nachzahlungssalden muss der Mieter dann auch nicht ausgleichen (§ 556 Abs. 3 BGB; dazu: BGH, Urteil vom 11.5.2016 – VIII ZR 209/15, DWW 2016, S. 213; BGH, Urteil vom 8.12.2010 - VIII ZR 27/10, NZM 2011, S. 401).

Praxisfall

In der Praxis lässt sich diese Abgrenzung nicht immer so leicht vornehmen, wie der folgende Fall zeigt:

Wohnungsmieter M erhält von Vermieter V die Betriebskostenabrechnung 2017 am 31. Dezember 2018. Sie endet mit einem Nachzahlungssaldo. Bei der Kontrolle der Heizkostenabrechnung fällt auf, dass die Nummern der Heizkostenverteiler sämtlich nicht identisch mit den in der vorjährigen Heizkostenabrechnung angegebenen Verteilernummern sind, und auch nicht mit den an den Heizkörpern ablesbaren Heizkostenverteiler-Nummern übereinstimmen. Die an den Heizkörpern montierten Heizkostenverteiler entsprechen wiederum nicht den Nummern, die in der nach Prüfung der angesetzten Verbräuche als korrekt abgehakten vorjährigen Heizkostenabrechnung ausgewiesen sind.

Schließlich weichen die in der aktuellen Abrechnung angesetzten Verbräuche von den handschriftlich notierten Werten ab, die M bei der Ablesung der jetzt in Rechnung gestellten Verbrauchswerte machte.

Ist die Abrechnung trotzdem nachvollziehbar und formell ordnungsgemäß erteilt? Muss M deshalb zahlen, obwohl sich inhaltliche Fehler eingeschlichen haben könnten? Oder handelt es sich um eine formell falsche, weil nicht nachvollziehbare Abrechnung, die von M als „nicht existent“ behandelt werden kann?

Die letzte Alternative wäre zu unterstellen, wenn sich bei den ordnungsgemäß angesetzten Heizkostenverteiler-Verbrauchswerten lediglich inhaltliche Unrichtigkeiten innerhalb der Ablesung erweisen würden. Gehören aber die abgelesenen und angesetzten Heizkostenverteiler überhaupt nicht zur Wohnung, weil sie eben keinem Heizkörper in der Wohnung zugeordnet werden können und „wohnungsfremde“ Nummern tragen, dann liegt ein formeller Abrechnungsfehler vor, den der Mieter innerhalb seiner Einwendungsfrist genauso geltend machen kann wie andere zu Unrecht umgelegte Positionen (Instandhaltungsrücklage) oder nicht vollständig berücksichtigte Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 11.5.2016 - VIII ZR 209/15, juris). Denn es werden hier Kosten angesetzt, die nicht auf die Wohnung entfallen und deshalb auch keine Betriebskosten dieser Wohnung darstellen. Der geschilderte Ausgangsfall zeigt also tatsächlich einen formellen Abrechnungsfehler, wenn der Ansatz „wohnungsfremder“ Heizkostenverteiler-Werte bewiesen werden kann. M kann sich also auf fehlende Nummerngleichheit stützen. Allein sein Einwand, die aktuell angesetzten Nummern entsprechen nicht den ausgewiesenen Nummern in der Vorjahresabrechnung, ist dabei nicht stichhaltig. Denn es bleibt denkbar, dass die Heizkostenverteiler zur Wahrung von Eichfristen oder zur Reparatur aufgetretener Defekte schlicht ausgetauscht worden sind.

Spannend bleibt dann immer die Frage, wer was vorzutragen und zu beweisen hat. Der Bundesgerichtshof (BGH) hat sich auch dazu klar geäußert (Urteil vom 7.2.2018 - VIII ZR 148/17, NZM 2018, 726): Der Vermieter muss Tatsachen darlegen und nachweisen, aus denen folgt, dass die angesetzten Heizkosten richtig erfasst, zusammengestellt und auf die einzelnen Mieter verteilt worden sind, wenn er als Abrechnungssaldo Betriebskosten vom Mieter nachfordert (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB).

Ergebnis

In unserem Fall erwies sich nach der Erhebung entsprechender Einwendungen des Mieters, dass die angesetzten und abgerechneten Heizkostenverteiler-Werte tatsächlich einer anderen Wohnung zuzuordnen waren. Ergebnis: M musste nichts zahlen.

Daraus folgt als Empfehlung: Soweit möglich, sollten gefertigte Abrechnungen noch einmal auf Plausibilität, Nachvollziehbarkeit und damit auf Schlüssigkeit kontrolliert werden. Der Hinweis auf diesen Kontrollarbeitsgang, so selbstverständlich er sein sollte, lohnt sich. Denn wenn ein Vermieter seine auch formell fehlerhafte Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist für den Mieter korrigiert, kann er seinen Nachzahlungsanspruch noch durchsetzen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB). Korrekturen nach verstrichener Abrechnungsfrist sind zwar möglich und geboten. Führen sie aber ebenfalls zu einem Nachzahlungssaldo, kann dieser Saldo aus gesetzlichen Gründen gegenüber dem Mieter nicht mehr realisiert werden. Das führt in unserem Fall dazu, das eine Korrektur der am 31.12.2018 für das Abrechnungsjahr 2017 zugegangenen Abrechnung nicht mehr dazu führen kann, dass eine verbleibender Nachzahlungssaldo erfolgreich beim Mieter liquidiert werden kann. Also. Lassen Sie sich nicht bis zum „letzten Tag“ Zeit mit Ihrer Abrechnung, wenn Sie Zahlungsausfälle vermeiden wollen.

Einwandfreie Betriebskostenabrechnung?

Wie aber muss die Abrechnung inhaltlich beschaffen sein, damit sie „einwandfrei“ ist und dem Mieter keine Gegenwehr ermöglicht?

Mindestanforderungen

Die Betriebskostenabrechnung soll den Mieter in die Lage versetzen, den Anspruch des Vermieters auf Zahlung eines Nachzahlungssaldos nachzuprüfen. Dazu muss er die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen können. Insbesondere muss die Abrechnung verständlich sein (BGH, Urteil vom 19.7.2017 – VIII ZR 3/17 –, juris). Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten muss folgende Mindestangaben enthalten:
Konkrete Angabe der Wohnung, auf die sich die Abrechnung bezieht

  • eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel
  • die Berechnung des Anteils des Mieters
  • der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters
  • die Angabe des Rechnungssaldos

Zu beachten ist dabei jedoch, dass die Pflichten zur Spezifikation der abgerechneten Kosten nicht überspannt werden dürfen. Notwendig und ausreichend ist es, dass der Mieter die ihm aufgegebenen Kosten bereits aus der Abrechnung klar ersehen und überprüfen kann, so dass die Einsichtnahme in dafür vorliegende Belege nur noch zur Kontrolle und zur Behebung von Zweifeln erforderlich ist. Die Abrechnung der Betriebskosten hat dem durchschnittlichen Verständnisvermögen eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieters zu entsprechen. Sie muss für ihn ohne große Schwierigkeiten nachvollziehbar sein.

Das Gebot einer korrekten und nachvollziehbaren Aufschlüsselung der Betriebskostenabrechnung ist noch unter einem anderen Aspekt bedeutsam. Denn der Mieter hat gegen den Vermieter einen Anspruch auf die unentgeltliche Erteilung einer Aufstellung der gezahlten Kosten, die als haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35 a EStG Vermieter steuerlich absetzbar sind (AG Chemnitz, Urteil vom 28.8.2018 - 20 C 168/18, WuM 2018, 721; LG Berlin, Urteil vom 18.10.2017 – 18 S 339/16 –, juris).

Wirtschaftlichkeitsgrundsatz beachten

In jedem Fall ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Sind einzelne Positionen der Betriebskosten – z. B. die Kosten der Bewachung und des Hauswarts – gegenüber dem Vorjahr jeweils über 10 v.H. gestiegen, so obliegt es dem Vermieter, dafür nachvollziehbare Gründe anzugeben. Sofern er die Gründe für die Preissteigerung und deren Unvermeidbarkeit nicht darlegt, kann er wegen des Verstoßes gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit die Betriebskosten nur in Höhe der im Vorjahr anfallenden Beträge auf den Mieter umlegen (KG, Urteil vom 12.1.2006 – 12 U 216/04 – NZM 2006, 294; zum Wirtschaftlichkeitsgebot vgl. Streyl, NZM 2006, 125). In dem zu entscheidenden Fall betrug der Anstieg der Hauswartkosten 69 v.H. bei der Vermietung eines Gewerbeparks mit Flächen von gut 56000 Quadratmeter.

Künftige Vorauszahlungen anpassen

Bei Nachzahlungssalden zu Lasten des Mieters ist eine Erhöhung der Vorauszahlungen veranlasst (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Grundlage der zukünftigen Gestaltung der Vorauszahlungen in der Höhe ist die aktuelle Abrechnung. Ergibt sich daraus also ein Nachzahlungssaldo zulasten des Mieters, so kann der Vermieter die Vorauszahlungen für die Zukunft „angemessen“ erhöhen (§ 560 Abs. 4 BGB). Neben bereits eingetretenen erhöhten Kosten dürfen bei der Gestaltung der Höhe der künftigen monatlichen Vorauszahlung auch eintretende Umstände berücksichtigt werden, von denen die im laufenden Jahr entstehenden Kosten voraussichtlich beeinflusst werden. Nur für einen abstrakten Sicherheitszuschlag auf die zuletzt abgerechneten Betriebskosten ist kein Raum (BGH, Urteil vom 28.9.2011 - VIII ZR 294/10, NJW 2011, 3642).

Der BGH hat dazu bisher vertreten, dass eine Betriebskostenabrechnung auch dann taugliche Grundlage einer Erhöhung von Vorauszahlungen für die Zukunft sein kann, wenn sie nur formell ordnungsgemäß erstellt worden ist. Auf inhaltliche Richtigkeit sollte es bisher nicht ankommen. Hat sich der Vermieter also verrechnet und ist die Nachforderung gegen den Mieter nicht korrekt ermittelt, so spielte das nach der bisherigen Auffassung des Bundesgerichtshofs keine Rolle für die zulässige Erhöhung des monatlichen Vorauszahlungsaldos für die Zukunft (BGH, Urteil vom 28.11.2007 - VIII ZR 145/07, NJW 2008, 508).

Diese Konsequenz hat der Bundesgerichtshof korrigiert und seine Rechtsprechung geändert. Jetzt soll es nach seiner Auffassung auch ausdrücklich auf die inhaltliche Richtigkeit der bisherigen Betriebsabrechnung ankommen, wenn sie taugliche Grundlage einer erhöhten zukünftigen monatlichen Vorauszahlung sein soll (BGH, Urteil vom 15.05.2012 - VIII ZR 246/11, NZM 2012, 455).

Wenn auch die letzte Betriebskostenabrechnung Grundlage für eine Anpassung der Vorauszahlungen ist, so hindert dies nicht an der Berücksichtigung anderer - bereits eingetretener oder noch eintretender - Umstände, von denen die im laufenden Jahr entstehenden Kosten voraussichtlich beeinflusst werden. Dies betont der BGH in seinem Urteil vom 28.9.2011 (Urteil vom 28.9.2011 - VIII ZR 294/10, NJW 2011, 3642). Grundlage müssen aber immer Anhaltspunkte und Umstände sein, die die voraussichtlich tatsächlich entstehenden Kosten im laufenden Abrechnungsjahr verändern. Ein „abstrakter“ Sicherheitszuschlag in Höhe von 10% auf die zuletzt abgerechneten Betriebskosten, der nicht auf objektiv bestehende tatsächliche Anhaltspunkte gegründet werden könne, sei jedoch nicht zulässig, wie die Karlsruher Richter betonten. Einen solchen Sicherheitszuschlag müsse der Mieter folglich nicht zahlen. Daraus folgt: Vermieter sollten die Presseberichterstattung über die jährlich wieder neu erwarteten „Nebenkosten-Schocks“ und selbstverständlich auch fundierte Unterlagen zur Preisentwicklung im Energieversorgungsbereich sammeln, um mit einem Hinweis darauf auch unterjährig erhöht verlangte Vorauszahlungen zu stützen.

Nachzahlungssalden zügig einfordern

Ein letzter Hinweis: Vermieter sollten Nachzahlungssalden auch zügig vom Mieter einfordern. Denn, wie uns der Bundesgerichtshof (BGH) lehrt, können auch solche Forderungen „verwirken“. Das bedeutet, dass sie gegen den Mieter in diesem Fall nicht mehr erfolgreich durchgesetzt werden können. Von einer solchen Verwirkung ging der BGH in seinem Urteil vom 21.2.2012 (VIII ZR 146/11, ZMR 2012, Seite 616) in einem Fall aus, in dem der Vermieter zwar termingerecht abgerechnet, den errechneten Nachzahlungssaldo aber erst dreieinhalb Jahre später vom Vermieter gefordert hatte.


Rechtsanwalt Dr. Hans Reinold Horst, Hannover/Solingen

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